Datenschutzerklärung

1. Präambel & Verantwortlicher

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Vereinsaktivitäten und unseres Onlineangebots.

Verantwortlicher: Wassersportfreunde Zweibrücken e. V. Rettenstraße 42 66539 Zweibrücken

Vertretungsberechtigt: Christian Braun 

E-Mail-Adresse: info@wsfzweibruecken.de 

Impressum: https://wsfzweibruecken.de/impressum

2. Übersicht der Verarbeitungen

Arten der verarbeiteten Daten:

Vereinsbezogene Daten: Mitgliederdaten, Bestandsdaten, Kontaktdaten, Zahlungsdaten, Vertragsdaten.

Webseiten- & Pressedaten: Nutzungsdaten, Meta-/Kommunikationsdaten, Protokolldaten, Inhaltsdaten, Standortdaten.

Interne Daten: Beschäftigtendaten.

Kategorien betroffener Personen:

Mitglieder, Interessenten, Kommunikationspartner, Nutzer des Onlineangebots, Beschäftigte, Spender, Hinweisgeber und sonstige Dritte.

Zwecke der Verarbeitung:

Erfüllung des Mitgliedschaftsvertrags (Satzung), Vereinsadministration, Organisation des Sport- und Veranstaltungsbetriebs, Beitragsverwaltung, Öffentlichkeitsarbeit, Bereitstellung der Website (inkl. Webanalyse, Cookies, IT-Sicherheit und Feedback) sowie Spendensammlung.

3. Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG):

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO).

Vertragserfüllung und Satzungszwecke (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO).

Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO).

Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) zur Optimierung unseres Betriebs und der Webseitensicherheit.

4. Kernprozesse des Schwimmvereins

Mitglieder- und Beitragsverwaltung:

Wir erfassen und pflegen Daten (Name, Alter, Geschlecht, Kontaktdaten, Mitgliedsnummer, Beiträge, Event-Teilnahmen) zur Aufnahme, Bindung, Rechnungsstellung und Buchführung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b), c) und f) DSGVO.

Veranstaltungs- und Organisationsbetrieb:

Planung und Durchführung von Wettkämpfen, Training und Vereinsaktivitäten (inkl. Teilnehmerregistrierung, Anwesenheitslisten und Erfolgsauswertung).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und f) DSGVO.

Öffentlichkeitsarbeit & Spendensammlung (Fundraising)

Erstellung von Informationsmaterialien, Pressemitteilungen, Newslettern und Beiträgen für digitale/traditionelle Kanäle sowie Durchführung von Spendenkampagnen samt Spenderbetreuung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und f) DSGVO.

5. Bereitstellung der Website, Webanalyse und Cookies

Webhosting und Logfiles

Beim Aufruf der Website werden automatisch IP-Adressen, Zugriffszeiten, Browsertyp, Betriebssystem und Referrer-URLs in Server-Logfiles erfasst, um die Stabilität und Sicherheit (z. B. DDoS-Abwehr) zu garantieren.

Löschung: Logfile-Daten werden nach maximal 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert (außer zu Beweiszwecken).

E-Mail-Hosting: Empfang, Versand und Speicherung von E-Mails erfolgen über den Webhoster (Achtung: Transportweg ist i. d. R. verschlüsselt, die Server ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung jedoch nicht).

Cookies & Einwilligungs-Management;

Wir nutzen Cookies zur Sicherstellung der Funktionalität und zur Reichweitenmessung. Soweit gesetzlich erforderlich, holen wir vorab über eine Einwilligungs-Management-Lösung die Zustimmung der Nutzer ein. Ansonsten stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse zur Bereitstellung der angeforderten Funktionen.

Webanalyse (z. B. Google Analytics)

Zur Optimierung unseres Angebots werden pseudonyme Nutzungsprofile (Besuchsdaten, Klickpfade, grober Standort abgeleitet aus IP-Metadaten wie der Stadt) erstellt.

IP-Masking: Es werden keine individuellen IP-Adressen von EU-Nutzern oder Klardaten (Namen/E-Mails) gespeichert. Die Nutzer-IDs enthalten keine eindeutigen Rückschlüsse auf Personen.

Einbindung von Drittanbieter-Inhalten (z. B. Google Fonts, Wordfence)

Zur IT-Sicherheit (Wordfence) und ansprechenden Darstellung (Google Fonts) werden HTTP-Anfragen (User-Agent, Verweis-URL) verarbeitet. IP-Adressen werden auf Google-Servern hierbei weder protokolliert noch gespeichert.

Soziale Netzwerke (z. B. Facebook-Fanpage)

Wir betreiben Präsenzen in sozialen Medien zur Kommunikation. Beim Besuch unserer Facebook-Seite sind wir gemeinsam mit Meta Platforms Ireland Limited für die Erhebung von Verhaltens- und Geräteinformationen ("Seiten-Insights") verantwortlich. Datenverarbeitungen können außerhalb der EU stattfinden, was Risiken bei der Rechte-Durchsetzung bergen kann.

6. Datentransfers und Sicherheitsmaßnahmen

Sicherheitsmaßnahmen

Zum Schutz Ihrer Daten nutzen wir modernste technische Maßnahmen, insbesondere die durchgängige TLS-/SSL-Verschlüsselungstechnologie (HTTPS).

Internationale Datentransfers (Drittländer)

Bei Transfers in Drittländer (z. B. USA) stützen wir uns primär auf das Data Privacy Framework (DPF) sowie ergänzend auf von der EU-Kommission anerkannte Standardvertragsklauseln als zuverlässige Rückfalloption.

7. Aufbewahrung und Löschung von Daten

Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt oder die Einwilligung widerrufen wird. Es gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach deutschem Recht:

10 Jahre: Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Organisationsunterlagen (§ 147 AO, § 257 HGB).

8 Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen und Kostenbelege.

6 Jahre: Übrige Geschäftsunterlagen, Handelsbriefe, Lohnabrechnungsunterlagen.

3 Jahre: Daten zur Abwicklung von Gewährleistungs-, Schadensersatz- oder vertraglichen Ansprüchen (reguläre Verjährungsfrist nach §§ 195, 199 BGB).

Hinweis zum Fristbeginn: Fristen von mindestens einem Jahr starten automatisch mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das auslösende Ereignis (z. B. Vertragsbeendigung/Kündigung) eintrat.

8. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben nach Art. 15 bis 21 DSGVO folgende Rechte:

Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen oder zum Zwecke von Direktwerbung/Profiling.

Widerrufsrecht für erteilte Einwilligungen.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit.

Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Quelle: WSF Zweibrücken e.V.